Som en følge av forrige innlegg vil vi i denne artikkelen vise hvordan vi jobber med RIS og mulighetene dette verktøyet gir oss i effektivisering i arbeidet mot kundens tilpasninger av forretningslogikk, applikasjoner, bilder, prosesser og ikke minst arbeidsflyter.
Da det historisk viser seg at adopsjon av IT-systemer kan være krevende, vil vi i denne casen komme med et eksempel hvor alt snus på hodet. Det ble det bestemt at det bare skulle legges vekt på forretningsprosesser og forbedring av disse, med andre ord, en enklere hverdag for de ansatte. Dette kan brukes som beslutningsgrunnlag for et forretningsstøttesystem, basert på Microsoft Dynamics CRM.
I eksemplet ble det beskrevet og analysert mange prosesser, vi vil i dette eksempelet skal vi ta for oss en av disse, som vi kaller salgsledelse:
Det presiseres at vi bare har regnet tidsbesparelse på aktiviteter rettet mot rapportering.
De blå boksene kjennetegnes ved at det er manuelle aktiviteter, som det faktisk brukes mange minutter om dagen til å gjennomføre. Etter å ha analysert dette finner vi radikal besparelse av tid og krefter både til salgsleder og relasjonene rundt når vi gjør disse prosessene litt mer automatisk se hvite bokser nedenfor.
De hvite boksene er nå automatisert og tallet gjengir tid som var brukt når aktivitetene var manuelle. Vi sier at besparelsen på hver av aktivitetene er på 10 minutter. Med andre ord en manuell aktivitet som man brukte 12 minutter på, sparer man 10 minutter på når aktivitetene blir mer automatisk.
Vi fant ut at til sammen 96 minutter av dagen ble brukt på aktiviteter fra Salgsledelse til andre relasjoner i organisasjonen.
87 minutter av en salgsleders dag, blir i dag brukt på enkle raportelle oppgaver som bør i realiteten genereres nesten helt automatisk og som egentlig bare trenger noen tastetrykk.
Med andre ord viste det seg at 183 minutter/3 timer om dagen ble fordelt på forskjellige roller i organisasjonen, relatert til enkle oppgaver som bør være automatisk og elektronifisert. Vi regnet ut at av disse 183 minuttene som i dag brukes på relativt enkle aktiviteter ikke bør overstige 30 minutter pr dag, hvilket gir en besparelse på tid 153 minutter.
Disse tallene gav muligheter for å regne ut besparelsene i kroner og øre, som enkelt gir en organisasjonen en ROI-analyse, Return On Investment på oppgradering av forretningslogikken og ikke minst være mer rustet mot fremtidens kunder og utvikling og behandling av disse!